Pięć błędów automatyzacji w firmie. Co najczęściej idzie nie tak?
Automatyzacja ma ułatwiać pracę. Skracać czas potrzebny na wykonywanie powtarzalnych zadań, ograniczać liczbę pomyłek i sprawiać, że firma działa sprawniej. Przynajmniej w teorii.
W praktyce bywa różnie.
Firmy inwestują w nowe systemy, integracje, narzędzia wykorzystujące sztuczną inteligencję czy rozwiązania do automatycznego obiegu dokumentów, a po kilku miesiącach okazuje się, że pracownicy nadal część rzeczy robią ręcznie.Albo że nowy system zamiast oszczędzać czas, dokłada kolejne obowiązki.
Nie oznacza to, że automatyzacja się nie sprawdza. Zwykle problem leży gdzie indziej: została źle zaplanowana.
Dlatego zanim firma zacznie zastanawiać się nad kolejnym narzędziem, warto przyjrzeć się kilku błędom, które powtarzają się wyjątkowo często.
1. Automatyzujemy bałagan
To chyba najczęstszy błąd.
W firmie jest proces, który trwa zbyt długo. Ktoś ręcznie przepisuje dane z jednego pliku do drugiego, dokument przechodzi przez kilka osób, a każda z nich pracuje trochę inaczej.Naturalny wniosek brzmi: trzeba to zautomatyzować.
Tylko że automatyzacja nie naprawi źle zaprojektowanego procesu.
Jeżeli w organizacji funkcjonują trzy wersje tego samego dokumentu, nikt do końca nie wie, kto zatwierdza dany etap, a część czynności wykonuje się tylko dlatego, że „zawsze tak było”, nowy system może po prostu przyspieszyć chaos.
Dlatego automatyzacja procesów w firmie powinna zacząć się od prostego pytania:
Czy ten proces w ogóle ma sens w obecnej formie?
Czasem podczas analizy okazuje się, że dwa etapy można usunąć, trzy połączyć, a jednego formularza wcale nie trzeba wypełniać.
I dopiero wtedy warto myśleć o technologii.
Najpierw upraszczamy. Później automatyzujemy.
2. Chcemy zmienić wszystko jednocześnie
Gdy firma zaczyna interesować się automatyzacją, szybko okazuje się, że możliwości jest mnóstwo.
Można zautomatyzować faktury. Raportowanie. Obsługę zapytań klientów. Magazyn. Produkcję. Marketing. Sprzedaż.Obieg dokumentów.
I właśnie wtedy pojawia się pokusa, żeby zrobić wszystko naraz.
To zwykle zły pomysł.
Każde wdrożenie oznacza zmianę sposobu pracy. Jeśli firma uruchamia jednocześnie kilka nowych systemów, pracownicy muszą nauczyć się nowych narzędzi, zmieniają się procedury, pojawiają się problemy z integracją danych.
Zamiast większej efektywności przez pierwsze miesiące można dostać więcej zamieszania niż wcześniej.
Dużo lepiej wybrać jeden proces i potraktować go jako pilotaż.
Najlepiej taki, który jest powtarzalny i łatwo policzyć, ile czasu dziś zajmuje.
Może to być na przykład:
• tworzenie cyklicznych raportów,
• przekazywanie danych między systemami,
• generowanie dokumentów,
• obsługa prostych zgłoszeń,
• aktualizacja statusów zamówień.
Jeżeli wdrożenie działa i przynosi konkretny efekt, można przejść do kolejnego obszaru.
Automatyzacja procesów biznesowych niemusi oznaczać rewolucji przeprowadzonej w trzy miesiące. W wielu firmach lepiej działa spokojna ewolucja.
3. Najpierw wybieramy technologię, później szukamy dla niej zastosowania
„Musimy wdrożyć AI”.
„Potrzebujemy systemu CRM”.
„Konkurencja ma robotyzację procesów”.
Tak czasem zaczynają się projekty technologiczne.
Tyle że technologia sama w sobie nie powinna być celem.
Firma nie potrzebuje sztucznej inteligencji. Potrzebuje rozwiązania konkretnego problemu.
Jeżeli pracownik spędza kilka godzin tygodniowo na przygotowywaniu raportu, problemem jest czas poświęcany na zbieranie i porządkowanie danych.
Rozwiązaniem może być narzędzie Business Intelligence. Ale równie dobrze może wystarczyć prosta integracja między dwoma systemami.
Podobnie w produkcji. Jeżeli firma ma problem z nieplanowanymi przestojami maszyn, warto zastanowić się nad monitoringiem parametrów urządzeń.Nie dlatego, że Internet Rzeczy jest modnym tematem, ale dlatego, że w tym konkretnym przypadku może pomóc wcześniej zauważyć nieprawidłowości.
Dobrze zaplanowane wdrożenie automatyzacji zaczyna sięwięc od pytania:
Co dokładnie chcemy poprawić?
Dopiero drugie pytanie brzmi: Jakiej technologii do tego potrzebujemy?
4. Zapominamy o osobach, które będą z tego korzystać
Nowy system może być świetny.
Może mieć dziesiątki funkcji, rozbudowane raporty i automatyzacje.
Ale jeśli pracownicy nadal będą prowadzić własny arkusz w Excelu, bo „tak jest szybciej”, całe wdrożenie traci sens.
Dlatego jednym z największych błędów jest projektowanie automatyzacji bez udziału osób, które później mają z niej korzystać.
To właśnie pracownicy często najlepiej wiedzą, gdzie naprawdę tracony jest czas.
Potrafią wskazać, że dane trzeba przepisywać z jednego systemu do drugiego. Że ten sam dokument jest trzy razy sprawdzany. Że przygotowanie raportu wymaga pobrania informacji z pięciu różnych miejsc.
Tego nie zawsze widać z poziomu zarządu.
Jest też druga kwestia: obawy.
Słowo „automatyzacja” wciąż bywa kojarzone z redukcją zatrudnienia.Jeśli firma nie tłumaczy, po co wprowadza nowe rozwiązanie, pracownicy mogą traktować je jak zagrożenie.
Warto więc jasno powiedzieć, co ma się zmienić.
Jeżeli automat przejmie ręczne przepisywanie danych, pracownik odzyska czas na analizę, kontakt z klientem albo zadania wymagające doświadczenia i decyzji.
Właśnie wtakich przypadkach automatyzacja w firmie działa najlepiej: technologiaprzejmuje powtarzalne czynności, a człowiek zostaje tam, gdzie naprawdę jestpotrzebny.
5. Po wdrożeniu nikt już nie sprawdza, czy automatyzacja się opłaca
System działa. Projekt zamknięty. Można przejść do następnego.
Nie tak szybko.
Jednym z najczęściej pomijanych elementów automatyzacji jest sprawdzenie efektów.
Jeżeli przed wdrożeniem przygotowanie raportu zajmowało cztery godziny, a teraz zajmuje godzinę, mamy konkretny wynik.
Jeżeli wcześniej w dokumentach pojawiało się kilkanaście błędów miesięcznie, a po automatyzacji zostały dwa, również można to policzyć.
Bez takich danych trudno jednak powiedzieć, czy inwestycja rzeczywiście coś zmieniła.
Dlatego jeszcze przed wdrożeniem warto ustalić kilka prostych wskaźników.
Nie muszą być skomplikowane.
Może to być:
• czas realizacji zadania,
• liczba błędów,
• liczba zaangażowanych osób,
• koszt wykonania procesu,
• liczba obsłużonych zamówień lub zgłoszeń,
• czas reakcji na zapytanie klienta.
Po kilku tygodniach czy miesiącach można sprawdzić, co faktycznie się poprawiło.
To ważne również dlatego, że automatyzacja przedsiębiorstwa nie kończy się w dniu uruchomienia systemu. Procesy się zmieniają. Firma rośnie. Dochodzą nowe narzędzia i nowe potrzeby.
Rozwiązanie, które dobrze działa dziś, za dwa lata może wymagać przebudowy.
Od czego więc zacząć automatyzację?
Nie od przeglądania ofert systemów.
Najpierw warto rozejrzeć się po własnej firmie.
Gdzie pracownicy wykonują najwięcej powtarzalnych czynności?Gdzie przepisywane są dane? Który proces najczęściej się opóźnia? Gdzie pojawia się najwięcej błędów?
Dobrym punktem wyjścia może być bardzo proste pytanie do zespołu:
„Co w swojej pracy robisz regularnie i uważasz, że niepowinieneś robić tego ręcznie?”
Odpowiedzi mogą być znacznie ciekawsze niż kolejna prezentacja dostawcy technologii.
Dopiero kiedy firma wie, gdzie rzeczywiście ma problem, można zastanawiać się nad odpowiednim rozwiązaniem.
Automatyzacja nie musi być wielkim projektem
Wokół cyfryzacji i automatyzacji narosło sporo dużych słów: transformacja cyfrowa, sztuczna inteligencja, Przemysł 4.0, robotyzacja.
Dla małej lub średniej firmy może to brzmieć jak kosztowny projekt wymagający ogromnego budżetu i wielu miesięcy pracy.
Nie zawsze tak jest.
Czasami pierwszym krokiem jest po prostu połączenie dwóch programów, które do tej pory ze sobą nie współpracowały.
Czasem automatyczne generowanie dokumentu.
Czasem uporządkowanie danych.
A czasem firma po analizie dochodzi do wniosku, że automatyzacji na razie wcale nie potrzebuje.
I to też jest dobra decyzja.
Najważniejsze, aby automatyzacja procesów w przedsiębiorstwie wynikała z realnej potrzeby, a nie z przekonania, że „wszyscy teraz automatyzują”.
Technologia ma rozwiązywać problemy firmy, a nie tworzyć nowe.
Dlatego przed rozpoczęciem większego projektu warto dobrze poznać własne procesy i poziom dojrzałości cyfrowej organizacji. Pomóc może w tym audyt cyfrowy przedsiębiorstwa, który pozwala wskazać obszary wymagające usprawnienia i ocenić, gdzie automatyzacja może przynieść rzeczywistą wartość.
Jesteś zainteresowany tematem automatyzacji - skontaktuj sie z nami tutaj.