Firma planuje zakup nowego systemu, ale nie ma pewności, czy rzeczywiście go potrzebuje. Pracownicy skarżą się na ręczne przepisywanie danych, raporty powstają w kilku arkuszach, a znalezienie aktualnej informacji o zamówieniu zajmuje zbyt dużo czasu. Od czego zacząć zmiany?
Zanim przedsiębiorstwo zainwestuje w kolejne narzędzia, warto przyjrzeć się temu, jak działa na co dzień. Właśnie temu służy audyt cyfrowy firmy. Pozwala sprawdzić, co można usprawnić, które rozwiązania już się sprawdzają i gdzie technologia może przynieść największą korzyść.
Czym właściwie jest audyt cyfrowy?
Audyt cyfrowy to analiza procesów, danych i technologii wykorzystywanych w przedsiębiorstwie. Nie polega tylko na sporządzeniu listy programów zainstalowanych na komputerach. Równie ważne jest to, jak pracownicy korzystają z tych narzędzi, skąd biorą potrzebne imformacje i co dzieje się z nimi pomiędzy poszczególnymi działami.
Przykładowo firma może mieć system do obsługi sprzedaży, ale nadal przesyłać szczegóły zamówień do magazynu mailowo. Może też zbierać dane z produkcji, lecz przygotowywać podsumowania ręcznie. Audyt pomaga ustalić, czy przyczyną problemów jest brak odpowiednich funkcji, niedopasowany sposób pracy, czy może brak połączenia między używanymi rozwiązaniami.
Co ważne, wynik analizy nie musi oznaczać konieczności kupowania nowego oprogramowania. Czasem lepszym krokiem jest uporządkowanie procesu albo pełniejsze wykorzystanie obecnych narzędzi.
Jak przebiega audyt cyfrowy przedsiębiorstwa?
Choć zakres audytu zależy od wielkości i potrzeb firmy, zwykle można wyróżnić kilka etapów.
1. Rozmowa o potrzebach i problemach
Na początku audytor poznaje firmę, jej cele i najważniejsze trudności. Pyta na przykład, które zadania zabierają najwięcej czasu, gdzie pojawiają się błędy oraz jakie inwestycje przedsiębiorca planuje w przyszłości. Nie trzeba mieć gotowej dokumentacji wszystkich procesów. Wystarczy umieć wskazać konkretne sytuacje, które utrudniają codzienną pracę.
2. Analiza codziennego sposobu działania
Następnie sprawdza się, jak w praktyce przebiegają wybrane procesy. Może to dotyczyć obsługi zamówień, produkcji, magazynu, obiegu dokumentów czy komunikacji między zespołami. Analizie podlegają również używane systemy, sposób gromadzenia danych i dostęp pracowników do potrzebnych narzędzi. Dzięki temu łatwiej zauważyć powtarzalne czynności, niepotrzebne przestoje oraz miejsca, w których informacje są przepisywane po kilka razy.
3. Ocena dojrzałości cyfrowej
Kolejnym krokiem może być ocena dojrzałości cyfrowej przedsiębiorstwa. Pokazuje ona, na ile firma jest przygotowana do korzystania z technologii i rozwijania cyfrowych rozwiązań. Uwzględnia nie tylko sprzęt i oprogramowanie, lecz także zarządzanie danymi, organizację pracy oraz kompetencje zespołu. Taka diagnoza pomaga ustalić, które obszary wymagają uwagi w pierwszej kolejności.
4. Rekomendacje i plan dalszych działań
Na końcu zebrane informacje przekłada się na propozycje zmian. Mogą one obejmować automatyzację wybranych czynności, integrację sytemów, usprawnienie raportowania albo zmianę sposobu przekazywania dokumentów. Ważne, aby każda rekomendacja odpowiadała na konkretny problem i uwzględniała możliwości przedsiębiorstwa.
Co przedsiębiorca dostaje po zakończeniu audytu?
Największą wartością audytu nie jest samo wskazanie, co w firmie działa źle. Chodzi o to, by przedsiębiorca wiedział, co zrobić dalej. Dlatego przed rozpoczęciem współpracy warto ustalić, w jakiej formie zostaną przedstawione wyniki.
W zależności od uzgodnionego zakresu firma może otrzymać:
- diagnozę obecnej sytuacji – opis procesów, wykorzystywanych narzędzi i najważniejszych ograniczeń;
- ocenę dojrzałości cyfrowej – obraz mocnych stron i obszarów wymagających rozwoju;
- rekomendacje usprawnień – propozycje rozwiązań wraz z uzasadnieniem;
- orientacyjne oszacowanie nakładów – wstępną informację o zasobach potrzebnych do wdrożenia zmian;
- mapę drogową transformacji – kolejność działań i wskazanie tego, co warto zrobić najpierw.
Przydatne jest też określenie sposobu mierzenia efektów. Jeśli celem jest szybsza obsługa klienta, firma może porównać czas realizacji zlecenia przed zmianą i po niej. Jeśli problemem są błędy w dokumentach, warto sprawdzić, czy ich liczba rzeczywiście spadła.
Jak to wygląda w praktyce?
Wyobraźmy sobie firmę produkcyjną, w której handlowiec zapisuje zamówienie w jednym programie, planista przenosi dane do arkusza, a magazyn otrzymuje osobną wiadomość. Gdy klient zmienia termin dostawy, trzeba upewnić się, że informacja dotarła do wszystkich.
Audyt może wykazać, że największym problemem nie jest brak nowego systemu, lecz kilka niezależnych wersji tego samego zamówienia. W takiej sytuacji pierwszym krokiem może być ustalenie jednego źródła danych i zasad ich aktualizacji. Dopiero później warto sprawdzić, czy potrzebna jest integracja programów, czy wystarczą funkcje, które firma już ma.
Dzięki temu decyzja o inwestycji wynika z rzeczywistej potrzeby, a nie z atrakcyjnie wyglądającej oferty technologicznej.
Jak przygotować się do audytu?
Nie trzeba organizować wielkiego projektu przygotowawczego. Przed rozmową warto zebrać listę używanych programów, przykładowe raporty lub dokumenty oraz kilka sytuacji, w których praca wyraźnie się komplikuje. Pomocne będzie również wskazanie osób, które najlepiej znają poszczególne procesy.
Warto zastanowić się, jaki rezultat byłby dla firmy najbardziej odczuwalny: mniej pomyłek, szybsze raportowanie, lepsza kontrola produkcji czy sprawniejsza obsługa klientów. Im konkretniej zostanie opisany problem, tym łatwiej dobrać odpowiednie działania.
Wsparcie FURP w cyfryzacji przedsiębiorstw
Fundacja Rozwoju Przemysłu współtworzy Technopark Kielce Digital Innovation Hub, który wspiera przedsiębiorstwa w planowaniu transformacji cyfrowej. W ramach opisanej na stronie projektu usługi analizy rozwiązania firmy mogą otrzymać ocenę sytuacji cyfrowej, badanie dojrzałości, rekomendacje, szacunkowe koszty wybranych zmian oraz plan transformacji ze wskazaniem partnerów technologicznych.
Audyt nie podejmuje decyzji za przedsiębiorcę. Daje jednak podstawę, by wybierać rozwiązania świadomie, planować je etapami i unikać inwestycji, które nie odpowiadają na faktyczne potrzeby firmy.
Zastanawiasz się, od czego zacząć cyfryzację? Sprawdź możliwości wsparcia w ramach Digital Innovation Hub lub skontaktuj się z FURP.